診断具体例・仮想事例集

売上、仕入、在庫、請求、入金、作業実績などを、毎月Excelで集計している会社があります。担当者が複数のシステムからCSVを出し、Excelに貼り付け、関数や手作業で月次資料を作っています。社長や管理部長から見ると資料は毎月出てきますが、担当者しか手順を知らず、その人が休む、辞める、ミスをすると集計が止まることがあります。

毎月、売上と請求のExcel集計に丸2日かかっています。前任者が作ったExcelで、どこに何の数式が入っているか分かりません。今の担当者が辞めたら、月次資料を作れなくなりそうです。

• Excelファイル：シート構成、列名、関数、手入力箇所、参照先
• CSV：どのシステムから出しているか、列構成、出力手順
• 作業手順：誰が、いつ、何を貼り付け、何を確認するか
• リスク：手入力ミス、数式破損、担当者依存、バックアップ不足
• 改善候補：CSV自動取込、集計自動化、チェックリスト化、DB化

• 月次Excel集計の作業フロー
• 使用しているExcel・CSV一覧
• 手入力・転記・目視確認箇所の一覧
• 壊れやすい数式・属人化している手順
• 自動化できる作業と、残した方がよい確認作業
• 手順書化、Excel自動化、DB化の優先順位

ライト診断なら、Excel1〜3ファイルの棚卸しとリスク整理を行います。標準診断なら、CSV出力元や月次業務全体まで含めて整理します。診断後は、Excel自動集計PoC、CSV取込ツール、簡易ダッシュボードなどを検討します。

Accessで作られた業務アプリが10年以上使われていることがあります。顧客、商品、在庫、請求、入金などが入っているが、作った人は退職済み。フォームやレポートは動いていても、どのテーブルが重要か分からない状態です。実際には「最新版」「コピー」「修正版」「旧版」などが複数存在していることもあります。

古いAccessで在庫と請求を管理しています。最近エラーが出ることがあり、壊れたら業務が止まります。作った人は辞めていて、誰も中身を分かっていません。

• Accessファイル：ファイル数、最終更新日、保存場所
• テーブル：顧客、商品、在庫、請求、入金などの主要テーブル
• フォーム：日常的に使う入力画面
• レポート：請求書、一覧表、管理帳票
• クエリ：集計、抽出、更新処理
• バックアップ：誰が、いつ、どこに保存しているか
• 利用者：何人が同時利用しているか

• Accessファイル構成一覧
• 主要テーブルと用途の整理
• よく使う画面・帳票の一覧
• 壊れた場合に止まる業務
• バックアップ状況と復旧リスク
• 延命する場合の注意点
• Web化・DB化する場合の優先順位

まずはライト診断または標準診断で現状を整理します。Accessの中身を深く見る必要がある場合は技術詳細診断に切り分けます。診断後は、バックアップ整備、帳票修正、データ移行、Web管理画面化PoCなどを検討します。

10年以上前に作られたPHP/MySQLの管理画面が残っている会社があります。ログイン画面、顧客管理、商品管理、売上管理、CSV出力、請求管理などがあるが、前の開発会社と連絡が取れない、または高額で頼みにくい状態です。サーバのPHPバージョンが古い、MySQLも古い、SSLやバックアップが不明ということもあります。

Web管理画面のCSV出力を直したいのですが、どこを修正すればいいか分かりません。前の開発会社とは連絡が取れず、サーバの情報も一部しかありません。今は動いていますが、止まると受注管理ができなくなります。

• 画面一覧：ログイン、顧客、商品、売上、請求、CSVなど
• DB概要：主要テーブル、カラム、個人情報候補
• サーバ環境：PHP、MySQL、SSL、ドメイン、バックアップ
• 権限：管理者、担当者、一般ユーザー
• 帳票・CSV：どの業務で使う出力か
• 保守リスク：ソース所在、環境再現性、古いライブラリ
• 改修可否：小改修で済むか、技術詳細診断が必要か

• 管理画面一覧
• 主要DBテーブル一覧
• 修正したいCSV・帳票の影響範囲
• サーバ・PHP・DBの保守リスク
• すぐ直せる箇所、触ると危ない箇所
• 小改修案、延命案、再構築案

標準診断で現状整理を行います。ソースコード解析やDB詳細調査が必要なら技術詳細診断に切り分けます。診断後は、CSV修正、帳票修正、管理画面改善、サーバ移行、再構築PoCなどを検討します。

長年システムを使っている担当者が退職予定。画面操作、Excel集計、例外処理、取引先ごとの対応、障害時の連絡先を頭の中で覚えています。このケースでは、システム自体よりも「運用の記憶」が失われることが問題です。

受注管理と請求処理を担当している社員が退職予定です。操作マニュアルは古く、実際の処理は本人しか分かっていません。退職前に、最低限の引継ぎ資料を作りたいです。

• 業務手順：日次、週次、月次、締め処理
• 例外処理：返品、値引き、再請求、手入力修正
• 画面操作：どの画面を、どの順番で使うか
• 帳票：請求書、一覧表、チェック表
• Excel：手作業集計、確認表
• 連絡先：ベンダー、サーバ会社、社内担当
• リスク：退職後に分からなくなる処理

• 業務引継ぎチェックリスト
• 日次・月次処理の流れ
• 重要画面・帳票一覧
• 例外処理一覧
• 退職前に聞くべき質問リスト
• 退職後に残るリスク
• 追加で整備すべき資料

重点引継ぎ診断が向いています。標準診断よりも、ヒアリングと引継ぎ資料作成に寄せます。退職日が近い場合は、範囲を絞って「最低限止めないための資料」を先に作ります。

前の開発会社が廃業した、担当者が辞めた、関係が切れた、保守費が高すぎる。社内ではまだ使っているが、誰に相談すればよいか分からない状態です。いきなり改修するのではなく、まず保守引継ぎできる状態かを確認します。

前の開発会社に頼めなくなりました。今のシステムは動いていますが、軽微な修正や障害時の相談先がありません。別会社に引き継げる状態か知りたいです。

• ソース所在
• サーバ契約と管理権限
• DBとバックアップ
• ドメイン・SSL
• 外部サービス
• 保守可能性

• 保守引継ぎ可否の判定
• 不足している情報一覧
• すぐ確認すべき契約・管理権限の所在
• バックアップと復旧の不安点
• 別会社が引き継ぐ場合の必要資料

標準診断または重点引継ぎ診断が向いています。ソースコードやDB Dumpを扱う場合は技術詳細診断に切り分けます。

Web管理画面や社内システムは使えているが、サーバがどこにあるか、バックアップがあるか、誰が管理しているか分からない状態です。「動いているから大丈夫」と思われがちですが、障害が起きた時に復旧できない可能性があります。

システムは使えていますが、サーバ契約やバックアップの状況が分かりません。以前の担当者が管理していて、今は誰も把握していません。もし止まった場合に復旧できるのか不安です。

• サーバ契約：どこのサーバか、契約名義は誰か
• ドメイン：管理会社、期限、DNS
• SSL：証明書、期限
• DB：種類、容量、バックアップ
• ファイル：アップロードファイル、帳票、画像
• ログ：エラー、アクセス、操作ログ
• 復旧手順：何を戻せば業務再開できるか

• サーバ・ドメイン・DBの所在整理
• バックアップ有無と復旧リスク
• 止まった場合の影響業務
• 最低限の復旧ルート
• 今すぐ確認すべき契約・管理権限の所在
• サーバ移行やバックアップ整備の優先順位

重点引継ぎ診断または技術詳細診断が向いています。診断後は、バックアップ設計、サーバ移行、保守相談顧問などを検討します。

システム自体は動いているが、帳票レイアウトやCSV出力が現状業務と合わなくなっているケースです。軽微に見えても、どの画面・DB・計算処理に関係するか分からないため、触れないことがあります。

請求書の書式を変えたいだけですが、前の開発会社に頼めません。CSVの列も追加したいです。簡単そうに見えますが、どこを修正すればいいか分かりません。

• 帳票
• 出力元
• DB項目
• 計算処理
• CSV
• 影響範囲

• 修正対象帳票一覧
• 追加・変更したい項目の有無
• 影響範囲メモ
• 小改修で済むかの判断
• 概算費用と優先順位

ライト診断または標準診断が向いています。診断後は、帳票改善PoCや継続業務改善ライトを検討します。

部品、ロット、検査成績書、材料証明、納品、出荷、クレーム対応などの情報が、Excel、PDF、メール、共有フォルダに分散しているケースです。トラブル時に、どの書類が正しいのか、いつ誰が確認したのかが分かりにくくなります。

検査成績書や材料証明がメールやフォルダに散らばっています。クレーム時に当時の書類を探すのに時間がかかります。改ざん検知や証跡管理にも興味があります。

• COA、検査成績書、材料証明、納品書
• 共有フォルダ、メール、Excel、基幹システム
• 品番、数量、仕入先、出荷先
• 誰が、いつ、何を確認したか
• クレーム時の確認手順

• 品質書類・証跡の管理フロー
• ロットと書類の紐づけ状況
• 探すのに時間がかかる原因
• 改ざん検知・証跡管理の適用可否
• まずExcel台帳で始める案

標準診断または技術詳細診断が向いています。品質書類台帳PoC、PDFハッシュ検証PoC、ロット証跡管理PoCなどを検討します。

協力会社の選定、見積依頼、回答、比較、発注、工程、検収、是正、評価が、担当者の記憶・電話・LINE・Excelに分散しているケースです。

協力会社への見積依頼が担当者ごとにバラバラです。どの会社に頼んだか、なぜその会社を選んだか、後から追いにくいです。検収や是正も写真やLINEに散らばっています。

• 協力会社一覧
• 見積依頼
• 見積比較
• 発注
• 工程
• 検収・是正
• 証跡

• 協力会社管理の現状整理
• 見積依頼・比較・発注フロー
• 属人化している選定判断
• 証跡が残っていない業務
• Excel管理で改善できる部分
• システム化する場合の優先順位

標準診断が向いています。協力会社台帳、見積比較表、検収・是正管理、証跡保存PoCなどを検討します。

会員、店舗、ポイント、決済、紹介、報酬、利用履歴などが絡むシステムは、画面やDBだけでなく、運用ルール・例外処理・問い合わせ対応が複雑になります。ポイント残高、報酬計算、権限、取消、返金、手動調整などの処理が属人化していることがあります。

会員・ポイント・店舗管理システムを運用しています。画面は動いていますが、問い合わせ対応や例外処理が複雑です。報酬計算やポイント残高に影響するので、改修が怖いです。

• 会員管理
• 店舗管理
• ポイント
• 報酬
• 決済
• 問い合わせ
• 操作ログ

• 会員・店舗・ポイントの業務フロー
• 重要DB項目の概要
• 触ると危ない処理
• 報酬・残高に影響する改修リスク
• 問い合わせ対応の標準化案
• 改修前に確認すべきテスト項目

標準診断では概要整理まで行います。報酬計算やポイント残高を深く見る場合は技術詳細診断へ切り分けます。

社内でChatGPTや生成AIを使いたいが、顧客情報、契約情報、売上情報、図面、ソースコード、DB情報を外部AIに送ってよいか判断できないケースです。竹忠では、外部AIを使わない前提ではなく、送ってはいけない情報を送らない設計で診断補助に使うことを重視します。

AIを使って仕様書作成や業務整理をしたいです。ただ、どの情報を外部AIに入れてよいか分かりません。顧客情報や社内情報を漏らすのは怖いです。

• 送信したい資料：Excel、画面一覧、DB項目、仕様メモ
• 機密情報：顧客名、担当者、金額、契約、個人情報
• 匿名化可否：会社名、URL、IP、ID、金額の置換
• 外部AI利用目的：要約、質問案、リスク整理、レポート下書き
• 送信禁止情報：パスワード、DB Dump、本番データ、秘密鍵
• 人間確認：AI提出前のチェックリスト

• 外部AIレビュー候補として扱える情報・扱わない情報の分類
• 匿名化・抽象化ルール
• 外部AIレビュー用プロンプト案
• 外部AI提出候補ファイル一覧
• 除外すべき情報一覧
• 人間確認チェックリスト

標準診断またはAI活用可否メモが向いています。必要に応じて、外部AIレビュー用に匿名化・抽象化した提出候補を生成し、人間確認後に診断補助として利用する流れを整えます。

Excel、Access、Web管理画面、紙帳票、メール、共有フォルダが混在している。社長はDXやAI活用に関心があるが、現場では日々の業務が忙しく、どこから手を付けるべきか分からないケースです。最初からシステム開発を提案せず、まず止まると困るものと、すぐ効く改善を分けます。

社内に古いExcelやシステムが色々あります。どれから直すべきか分かりません。全部作り替える予算はありません。

• 業務一覧
• 利用ツール
• 停止リスク
• 属人化
• 改善効果
• 実現容易性

• 業務システム棚卸し表
• リスク優先度一覧
• 改善優先度一覧
• すぐやること、後でやること、やらないこと
• 3か月改善ロードマップ
• 概算費用レンジ

標準診断が向いています。診断後は、保守相談顧問、継続業務改善ライト、小規模PoCなどを検討します。